Komunikasi bisnis memiliki peranan
penting dalam menentukan keberhasilan suatu bisnis yang akan kita jalankan,
apapun jenis bisnisnya. Karena dengan teknik komunikasi bisnis yang tepat maka
akan meyakinkan dan memberi kepercayaan kepada rekan bisnis ataupun audience yang mendengarkannnya, baik
melalui persentasi secara langsung ataupun melalui media cetak ataupun website.
Jadi bisa dibilang komunikasi bisnis merupakan ujung tombak dari segala macam
bisnis yang sedang dijalankan oleh setiap indvidu maupun golongan dan
organisasi.
Komunikasi bisnis adalah pertukaran
pendapat atau gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan
secara personal atau impersonal. Dengan simbol-simbol atau sinyal tertentu,
yang dilakukan secara terus menerus untuk kepentingan suatu bisnis yang sedang
seseorang jalankan. Dengan kata lain komunikasi bisnis adalah teknik komunikasi
yang digunakan untuk meyakinkan seseorang ataupun kelompok atas suatu bisnis
yang sedang kita lakukan.
Dewasa ini komunikasi bisnis telah
berkembang dengan pesat, salah satunya komunikasi bisnis memanfaatkan teknologi
terkini. Teknologi merupakan alat, teknik, atau cara yang dapat membantu
manusia dalam melakukan pekerjaan sehingga pekerjaan menjadi lebih ringan,
lebih cepat, lebih baik, atau lebih banyak hasilnya (Haryani, 2001:72).
Teknologi telah menyusup ke dalam setiap praktik bisnis serta menciptakan
keunggulan dan kemampuan komunikasi yang semakin canggih. Perkembangan
teknologi komputer yang cukup dramatis telah menyebabkan perubahan dalam
teknologi komunikasi tanpa harus mengubah unsur-unsur dasar proses komunikasi.
Kemajuan teknologi dalam komunikasi
telah memungkinkan terciptanya kerja sama dengan berbagai pihak, kapan pun dan
dimana pun berada. Penggunaan internet, e-mail,
voice mail, dan faks memudahkan
para pihak untuk bekerja tidak dalam satu lokasi. Bekerja tidak perlu dilakukan
di kantor konvensional, tetapi juga bisa di rumah, di jalan, atau di berbagai
negara. Komputer saku dan telepon genggam saat ini sudah cukup dijadikan ruang
kerja yang mudah dibawa kemana saja. Teknologi tidak hanya mengubah cara-cara
berkomunikasi, tetapi juga mengubah cara kerja.
Walaupun demikian, ada beberapa
kelemahan dari kemajuan teknologi yang mesti diwaspadai. Menggunakan teknologi
komunikasi ketika berada jauh dari kantor menimbulkan kesulitan untuk
memisahkan antar kehidupan di kantor dengan kehidupan di rumah. Lebih lanjut
lagi, teknologi internet bisa menghasilkan informasi yang berlebihan.
Akibatnya, pelaku bisnis dibanjiri oleh informasi yang jauh lebih banyak
daripada yang dapat diproses secara efektif.
Teknologi memberikan berbagai
pilihan dalam melakukan komunikasi bisnis. Untuk membantu melakukan pemilihan
teknologi komunikasi, Bovee dan Thill (2003:29) memberikan pedoman sebagai
berikut :
1.
Harapan penerima pesan
Setelah
mengetahui siapa penerima pesan, perlu dipertimbangkan lebih lanjut harapan
penerima terhadap teknologi yang digunakan untuk mengirim pesan. Ada yang cukup
puas menerima pesan melalui telepon dan faks saja, tetapi ada pula yang menghendaki
agar pesan dikirim melalui e-mail.
2.
Waktu dan Biaya
Waktu
menjadi faktor penting dalam memilih teknologi yang digunakan. Pesan yang
mendesak biasanya dikirim melalui telepon, faks, atau internet dengan biaya
yang relatif lebih mahal daripada pengiriman melalui pos. Sementara itu, pesan
yang tidak mendesak dan kurang penting bisa dikirim melalui pos saja.
3.
Sifat Pesan
Pesan-pesan
tertentu yang memerlukan penjelasan rumit dan kompleks akan lebih baik bila
disampaikan secara langsung melalui tatap muka. Sementara pesan yang memerlukan
gambar tentu tidak tepat jika dikirim melalui telepon.
4.
Perlunya Penampilan
Teknologi yang digunakan dalam
berkomunikasi seringkali dijadikan salah satu indikator untuk menilai kemajuan
perusahaan. Demikian pula untuk tujuan tertentu, pesan bisnis akan lebih baik
bila dicetak dengan printer laser di atas kertas yang bermutu daripada dicetak
di atas continuous form dengan
printer dotmatrix.
Pelaku bisnis diharapkan memiliki
ketrampilan dalam memanfaatkan teknologi agar dapat berkomunikasi secara
efektif. Kemampuan untuk menangani tantangan teknologi (misalnya kelebihan
informasi dan keamanan data) juga sangat diperlukan. Teknologi hendaknya
dipergunakan secara bijaksana. Penggunaan teknologi yang membabibuta akan merugikan
perusahaan.
Manfaat IT dalam bidang bisnis:
Seiring dengan kemajuan teknologi,
hal tersebut membawa banyak manfaat yang sangat berguna bagi kemajuan dan
kesejahteraan kehidupan manusia. Salah satu bukti nyata tentang kemajuan
teknologi sangat terasa di bidang IT atau teknologi informasi. Teknologi dan
informasi merupakan salah satu aspek dalam kehidupan manusia yang tidak dapat
dipisahkan. Hal tersebut sangat penting karena menunjang setiap kegiatan
manusia dalam berbagai bidang yang ditekuninya seperti ekonomi, pendidikan,
kesehatan, dll. Salah satu bidang dalam kehidupan manusia yang tidak bisa
dipisahkan dari kemajuan teknologi dan informasi adalah bidang bisnis. Para
pelaku bisnis sangat merasakan manfaat
IT yang sangat besar dalam kehidupan mereka. Berikut ini adalah beberapa
kegunaan IT dalam bidang bisnis:
·
Munculnya peluang bisnis baru yakni e-business
Dengan
kemajuan teknologi dan informasi, hal tersebut mendorong beberapa orang untuk
menciptakan beberapa inovasi yang sangat menguntungkan dan bisa dijadikan
sebagai ranah bisnis yang sangat menguntungkan bagi semua orang. Salah satu
bukti nyata bisnis baru yang merupakan pemanfaatan kemajuan teknologi dan informasi
adalah Google. Google merupakan salah satu contoh
dari e-commerce atau e-business. E-business merangkap
berbagai hal seperti teknologi jaringan, lowongan pekerjaan, layanan customer, dll. Google merupakan sebuah
bukti nyata dimana search engine
tersebut banyak digunakan oleh semua orang dan memudahkan semua orang dalam
mencari sesuatu di internet. Hal yang perlu digarisbahawi adalah Google meraup
banyak keuntungan dari hal tersebut.
·
Memperluas pangsa pasar
Salah satu manfaat IT dalam bidang bisnis adalah
memperluas pangsa pasar. Dengan adanya kemajuan teknologi dan informasi, para
pelaku bisnis dapat memantau beberapa daerah yang berprofit tinggi dan bisa
dijadikan lahan untuk meraup keuntungan demi keberlangsungan bisnis yang mereka
lakukan. Contohnya, Indonesia merupakan sebuah negara yang terdiri dari banyak
SDM yang mencapai angka ratusan juta. Hal ini menarik para pelaku bisnis besar untuk mengepakkan sayap dan
memproduksikan bisnisnya ke Indonesia. Hal tersebut menjadi salah satu contoh
dalam upaya para pelaku bisnis dalam memperluas usaha bisnisnya.
·
Mengurangi biaya produksi dan operasional
Kemajuan
teknologi dapat membantu setiap perusahaan dalam mengurangi biaya produksi dan
juga mengurangi operasional. Hal tersebut bisa terlihat dari setiap perusahaan
yang menggunakan mesin dalam melakukan pekerjaannya. Hal tersebut dapat
membantu setiap perusahaan dalam mengurangi biaya produksinya sehingga mereka
bisa mencapai prinsip ekonomi dimana mereka dapat mendapatkan keuntungan yang
besar dengan hanya mengelurkan pengeluaran yang sedikit. Manfaat IT yang
lainnya yaitu mengurangi operasional setiap perusahaan sehingga hal ini dapat
menambah jumlah produksi setiap perusahaan dalam memproduksi barang
produksinya. Hal ini tentu sangat menguntungkan bagi setiap perusahaan terutama
bagi mereka yang sudah menerapkan teknologi yang canggih dalam perusahaannya
·
Mempermudah proses komunikasi dan monitoring setiap
karyawan
Manfaat IT yang
terakhir bagi dunia bisnis adalah mempermudah proses komunikasi dan monitoring
setiap karyawan yang bekerja. Untuk proses komunikasi, setiap karyawan tidak
perlu lagi repot-repot datang ke ruang rapat dan berkumpul bersama. Mereka bisa
melakukan teleconference untuk saling
berkomunikasi mengenai beberapa ide. Hal ini membuat rapat menjadi lebih
praktis dan menyenangkan tanpa perlu jauh-jauh datang ke tempat rapat. Selain
itu, hal tersebut juga bisa digunakan untuk mengawasi kinerja para karyawan.
Sang pemimpin perusahaan bisa tetap mengawasi kinerja karyawan dalam
perusahaannya dengan memakai beberapa metode seperti metode komunikasi dengan
manajer dari perusahaan tersebut.
Masalah Komunikasi Bisnis dengan Peranan Teknologi
Informasi dan Komunikasi
Dalam praktek komunikasi bisnis
diperlukan sarana yang dapat menunjang proses komunikasi itu, teknologi
informasi dan komunikasi yang semakin hari semakin berkembang dapat
dimanfaatkan dalam praktek komunikasi bisnis.
Seiring dengan perkembangan
teknologi dan sistem informasi, komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis
tersendiri. Perkembangan sistem informasi dan teknologi mempercepat proses globalisasi,
sehingga proses komunikasi terjadi setiap saat tanpa berhenti dan berlangsung
pada saat yang hampir bersamaan di seluruh belahan dunia. Informasi dengan
mudah dan cepat menyebar, bahkan nyaris tanpa penghalang apapun .
Perkembangan teknologi yang semakin
pesat, memungkinkan orang untuk berkomunikasi melalui berbagai macam media. Perkembangan
bisnis masa ini bergerak lebih cepat dibanding sebelumnya, sehingga mereka
membutuhkan komunikasi yang lebih luas dan lebih baik, terutama dalam mempertahankan
pelanggan dan pemasok, dan bahkan dalam menghadapi persaingan yang semakin
ketat. Dengan solusi mobilitas diharapkan para karyawan akan lebih produktif,
dimanapun mereka berada. Itu karena mereka memiliki akses tertentu terhadap
berbagai aplikasi perusahaan melalui berbagai perangkat bergerak atau berbagai
akses lainnya.
Kesediaan prasarana dan sarana
informasi serta tingkat pemilihan akses dan aset terhadap penggunaan informasi
merupakan prasyarat untuk dapat memanfaatkan dan memberikan nilai (volume)
terhadap sesuatu informasi. Semua prinsip informatika tersebut tidak terlepas
dari tuntutan dan kebutuhan serta kegiatan manusia dan masyarakat di dalam
kehidupannya sehari–hari. Dengan semakin mendalamnya keterlibatan setiap negara
di dalam jaringan globalisasi ekonomi dan gaya hidup maka tuntutan dan
kebutuhan serta kegiatan setiap negara termasuk masyarakatnya yang melibatkan
pentingnya peranan informasi menjadi suatu keharusan.
Untuk itu komunikasi bisnis tanpa
adanya dukungan infrastruktur sarana dan prasarana teknologi informasi dan
komunikasi tentunya tidak akan berjalan dengan lancar. Selain itu tanpa adanya
peranan teknologi informasi dan komunikasi praktek komunikasi bisnis akan
menjadi ketinggalan zaman, informasi yang didapat akan jauh tertinggal, dan
akan membawa dampak perkembangan bisnis akan menjadi lambat.
Kendala yang bisa saja muncul dalam
praktek komunikasi bisnis dengan peranan teknologi informasi dan komunikasi
adalah selain masalah infrastruktur sarana dan prasarana, juga masalah
ketidakmampuan manusia dalam menggunakan teknologi informasi dan komunikasi
dengan baik, juga kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik menjadi hambatan
yang seringkali muncul dalam praktek komunikasi bisnis.
Masalah infrastruktur
Sarana dan prasarana teknologi informasi dan
komunikasi yang terbilang membutuhkan biaya yang tidak sedikit, sehingga bagi
pelaku bisnis yang memiliki modal yang tidak banyak mengakibatkan kurangnya
pembangunan infrastruktur pendukung Komunikasi bisnis.
Masalah kemampuan menggunakan teknologi informasi dan
komunikasi
Walaupun fasilitas komunikasi bisnis telah memadai,
kendala yang bisa saja muncul adalah kemampuan sumber daya manusia dalam
memanfaatkan fasilitas tersebut. Mungkin masih ada beberapa pelaku bisnis yang
belum mampu menggunakan alat komunikasi dalam bisnisnya, sehingga walaupun
peralatan yang digunakan adalah peralatan dengan teknologi canggih sekalipun,
jika manusianya tidak dapat mengoperasikan/ menggunakan peralatan tersebut akan
menjadi percuma.
Kemampuan individu dalam berkomunikasi
Masalah yang paling mendasar dalam praktek komunikasi
bisnis baik dengan peran teknologi informasi dan komunikasi dan tanpa peran TIK
tersebut, masalah yang mendasar adalah kemampuan komunikasi dari individu itu
sendiri. Apabila seseorang memiliki kemampuan komunikasi yang kurang baik, maka
secara otomatis praktek komunikasi bisnisnya tetap mengalami kendala, walau
telah didukung oleh peranan teknologi informasi dan komunikasi. Cara orang
tersebut menyampaikan pesan kepada pihak lain itulah yang menjadi hal yang
paling penting untuk diperhatikan.
Semakin cepatnya perkembangan
Teknologi Informasi dan Komunikasi menuntut manusia untuk mencoba membuat
perubahan di segala jenis kehidupannya yang tujuannya adalah mendapatkan hasil
maupun kondisi yang terbaik yang dapat dicapai. Banyaknya sektor kehidupan yang
ada diharapkan membuka inovasi baru bagi kita untuk menciptakan sesuatu yang
baru untuk kemajuan peradaban manusia.
Persaingan yang keras dalam dunia
bisnis tentunya sangat membutuhkan suatu perusahaan yang dapat menangani akan
hal itu di berbagai situasi yang menantang. Semua bisnis tentunya juga
membutuhkan semua informasi yang sangat aktual, cepat dan dapat dipercaya, yang
mana bisa semua permasalahan tersebut hanya bisa diselesaikan melalui Teknologi
Informasi dan Komunikasi (ICT). Walaupun praktek komunikasi bisnis menggunakan
peran teknologi informasi dan komunikasi akan tetapi keberhasilan komunikasi
itu disebabkan oleh kemampuan dari individu itu sendiri.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar